Työyhteisöviestinnästä apua yrityksiä riivaavaan työntekijäpulaan

Usein työntekijäpulan taustalla on rakenteellisia haasteita, joihin ei ole nopeita ja helppoja ratkaisuja. Samalla monet yritykset unohtavat, miten suuri vaikutus ammattimaisella, tavoitteellisella ja osallistavalla työyhteisöviestinnällä voi olla henkilöstön viihtyvyyteen.  Esimerkiksi hyvää tarkoittavat, mutta irralliseksi jäävät kiitoskorttikampanjat voivat aiheuttaa työyhteisössä enemmän harmia kuin hyötyä.

Resurssien ollessa rajalliset sisäisen viestinnän rooliksi saattaa jäädä tiedottaminen eikä keskittyminen aitoon vuorovaikutukseen ja työntekijöiden sitouttamiseen. Pahimmillaan ulkoinen ja sisäinen viestintä elävät eri maailmoissa, jolloin työntekijän voi olla vaikea tunnistaa työpaikkaansa. Harva toimii silloin omatoimisena työntekijälähettiläänä, joita moni yritys toivoo löytävänsä.

Forbesin mukaan yksi keskipalkkainen ja työyhteisöstään itsensä irralliseksi kokeva työntekijä maksaa yritykselle keskimäärin 16 000 dollaria vuodessa. Kustannusten taustalla ovat esimerkiksi kasvavat poissaolot ja alhaisempi aloitehalukkuus. Organisaatiotasolla kyse ei siis ole pienestä asiasta. Tavoitteellisella viestinnällä voidaan parantaa yrityksen sisäisen yhteistyön edellytyksiä, ja sitä kautta tukea kaupallista kasvua.

Onnistunut työyhteisviestintä edellyttää yhteisiä pelisääntöjä, sopivia työkaluja sekä riittävää viestintä- ja vuorovaikutusosaamista. Myös hybridiaika on tuonut mukanaan omat haasteensa. Viestintä on suunniteltava niin, että se palvelee sekä toimistolla viihtyvien että kotona työskentelevien työntekijöiden tiedonsaantia. Panostus viestintään kannattaa, sillä johdonmukaisella työllä voi merkittävästi vaikuttaa esimerkiksi työntekijöiden kokemaan arvostuksen tunteeseen, yhteenkuuluvuuteen ja kokonaisuuksien hahmottamiseen.

Haasteeksi voi nousta se, ettei viestinnälle olla osattu asettaa kunnollisia tavoitteita, niiden saavuttamisen mahdollistavaa suunnitelmaa tai budjettia. Arjessa sähköposti on monen johtajan tuttu ja turvallinen viestintäväline. Kun sisäisen uutiskirjeen kylkeen yhdistetään ulkoisesta viestinnästä tuttua analytiikkaa, saatetaan huomata, ettei osa henkilöstöstä avaa johtajan sähköpostia lainkaan ja toiset tippuvat kyydistä viimeistään puolivälissä.

Yllättävän usein käytännön haasteita kumpuaa myös siitä, että viestittävästä sisällöstä vastaava johtaja on saattanut tietää aiheesta jo pitkään, jolloin herkkyys muiden tietämyksen tasolle voi hämärtyä. Usein tämä ei ole tarkoituksellista, ainoastaan inhimillistä. On helppo ajatella, että kun aiheesta on lähetetty sähköposti, julkaistu intratiedote tai mainittu ohimennen palaverissa, asia on paitsi tiedossa, myös ymmärretty. Kaikki kuitenkin tiedämme, että välillä ajatus harhailee kokouksessa, tiedotetta ei ole jaksettu lukea loppuun tai sähköposti on vilkaistu kiireessä kokousten välissä ja sen jälkeen unohdettu.

Työntekijät ja heidän työarkensa ovat erilaisia, jolloin he kuluttavat ja sisäistävät tietoa eri tavoin. Markkinointiviestinnässä kohderyhmien ymmärtäminen ja tavoittaminen heille sopivalla tavalla on arkipäivää, mutta sisäisesti näin ei usein ole.